La collecte
Ce module permet la prise en charge des entrées et les premiers traitements archivistiques qu'il s'agisse de préarchivage ou d'archives définitives.
Création des entrées et des versements
Le module permet de créer les entrées et les versements, les articles cotés dans la base des cotes avec leurs données de description et de gestion.
La fiche d'entrée enregistre toutes les caractéristiques de celle-ci : fonds concerné, cotation, analyse sommaire, provenance, communicabilité, importance matérielle, typologie de documents, états matériels, de conditionnement, de classement, contenant, …
Le module génère le registre des entrées une fois celles-ci validées. Il est exportable et permet de partager ce fichier des entrées en Open Data.
Il est possible d'ajouter des descriptions des documents liées à l’entrée ou au versement par saisie ou import tableur CSV avec ou sans plan de classement hiérarchique. Une fois saisie, l'application génère le bordereau de versement mais aussi un instrument de recherche potentiellement hiérarchisé.
Enfin, le module Collecte permet de définir des traitements ou des métadonnées spécifiques à chaque article, puis de créer ces articles cotés dans le base des cotes et les contenants associés.
Gestion et description des producteurs
A chaque producteur de la liste est associée une fiche ISAAR(CPF). L'application permet de décrire précisément un producteur et en particulier ses relations avec les autres (lien hiérarchique, lien associatif ...) suivant la norme.
Suivi des producteurs
Cette fonctionnalité permet d’enregistrer les actions de suivi auprès des services versants ou des collectivités sous contrôle scientifique et technique (CST). Les données permettent de constituer un tableau de bord et des statistiques de pilotage.
Éliminations
Le module propose deux modes d’élimination : l’enregistrement et l’élimination physique d’articles présents dans la base des cotes et le suivi des éliminations réglementaires dans le cadre du Contrôle scientifique et technique.
Connecteur SAE pour les versements électroniques
Les versements d'archives électroniques peuvent être intégrés dans Arkothèque Gestion soit manuellement par import d'un manifest en SEDA 2, soit automatiquement en OAI-PHM depuis un Système d'archivage électronique. Le S.A.E. As@lae peut être moissonné en fonction des configurations et métadonnées mises à disposition par Libriciel via l'entrepôt OAI.
Les fonctionnalités prévoient un contrôle des archivistes du bordereau SEDA avant d'effectuer l'entrée dans Arkothèque Gestion et la création de l'intrument de recherche. Le solution permet ensuite d'effectuer les traitements de classement et de gestion.
Module « Service versant » optionnel
Il s’agit d’une application dédiée aux services versants afin qu’ils puissent gérer leurs versements.
L'application permet la pré-saisie des versements qui entrent dans un workflow simple de validation par le service d’archives.
Elle offre une assistance à la saisie, notamment grâce aux règles des tableaux de gestion.
Elle permet aussi la consultation des données par le service versant.
Module « Service versant » optionnel
Il s’agit d’une application dédiée aux services versants afin qu’ils puissent gérer leurs versements.
L'application permet la pré-saisie des versements qui entrent dans un workflow simple de validation par le service d’archives.
Elle offre une assistance à la saisie, notamment grâce aux règles des tableaux de gestion.
Elle permet aussi la consultation des données par le service versant.