La communication
Le module gère l’ensemble des types de communication :
- la réservation de documents ;
- les prêts internes au service d’archives, externes pour les expositions et bien entendu les prêts administratifs aux services versants ;
- les communications en salle de lecture ;
- les prolongations de documents pour une séance de salle ultérieure.
Gestion des lecteurs
Le module s’appuie sur la liste des lecteurs inscrits ou réinscrits de l’année civile. La fiche lecteur et la carte du lecteur sont éditables.
L’interface ergonomique permet l'inscription ou la réinscription d'un lecteur. Conformément à la réglementation, des informations personnelles peuvent y être inscrites (CNI, passeport ...) ainsi que les motivations ou buts de recherche du lecteur.
L'ensemble des données saisies permet l'établissement de statistiques de consultation.
Module « Salle de lecture » optionnel
Un soin particulier a été apporté à l'application "Salle de lecture" permettant la sélection de cotes par le lecteur. Il s'agit d'une application à part, dont l'usage n'est pas obligatoire, mais qui permet d'autonomiser le lecteur dans sa demande de documents.
Le lecteur se connecte avec son numéro de lecteur et outre la commande de cote, peut suivre l’évolution de ses demandes en temps réel.
Tableau de bord des communications en salle de lecture
Outre la saisie des demandes par le lecteur ou par l’archiviste, le module présente une intéressante visualisation du suivi (workflow) de chaque communication de la demande à sa réintégration.
Les permanents de salle et notamment les magasiniers exécutent les déplacements du statut de communication des documents en quelques clics. Cette visualisation peut être couplée à des codes-barres sur le bulletin de communication et le fantôme de déplacement en magasin.
Réservation et prolongations
Il est possible de pouvoir réserver des documents pour un lecteur avant son arrivée, tout comme il est possible de prolonger la durée d’une communication pour le jour de sa nouvelle consultation.
Dérogations
La gestion et le suivi des demandes de dérogations se fait directement dans un module. Une fois que la dérogation est accordée, la communication du ou des documents est alors possible au seul lecteur autorisé.
Les prêts externes ou administratifs
La gestion des prêts est rattachée aux listes des archivistes (prêts internes), des services versants (producteurs ou fournisseurs) ou des prestataires externes.
Les prêts peuvent comporter un ou plusieurs documents lorsqu’ils sont liés par le même emprunteur à la même date.